Come funziona il time sheet?
Oltre, o in alternativa, al sistema della separazione contabile per aree di attività, il professionista può misurare in modo più attento la redditività dello studio adottando il time sheet, che costituisce la base di un efficace controllo di gestione.
Il principio su cui si basa il sistema extracontabile del time sheet è che il professionista vende tempo.
Un sistema di time sheet – impostato nel gestionale di studio o in un modello Excel – sarà tanto più efficace quanto più sarà in grado di rilevare tutti i tempi lavorati in studio: quelli dedicati alla gestione delle pratiche e quelli dedicati al lavoro “non fatturabile”.
Le ore nel time sheet si possono distinguere in:
- necessarie (che corrispondono alla capacità produttiva dello studio);
- vendibili al cliente (che possono essere attribuite a ogni area di attività – asa – oppure, scendendo nell’analisi, alle singole pratiche dello studio);
- non vendibili (dedicate alla gestione dell’attività di studio: la contabilità e la fatturazione, la gestione dei preventivi e dei crediti sospesi; ma anche la partecipazione a corsi, seminari, convegni; le riunioni di studio con i collaboratori, il marketing, ecc.).
Se il professionista decide di rilevare nel time sheet solamente i tempi dedicati a ogni progetto o a ogni asa  – per semplicità di gestione o perché è ciò che gli interessa approfondire –, potrà confrontare il compenso applicato, il compenso obiettivo e il compenso effettivo per ogni progetto o per ogni area.
Il compenso applicato è il compenso concordato con il cliente e che quindi verrà fatturato; il compenso effettivo è il compenso dato dalla tariffa oraria dello studio (determinata in base ai costi dello studio e alle aspettative di margine del professionista) per il numero di ore effettivamente dedicate al progetto o all’asa; il compenso obiettivo è dato dalla tariffa oraria dello studio per il numero di ore obiettivo o standard, cioè le ore che il professionista aveva previsto di dedicare.
Quest’analisi è utile agli studi professionali che possono suddividere l’attività in asa ben definite. Ad esempio: progetto α, collaborazione β, area di consulenza continuativa per clienti fidelizzati, area di docenza.
Per i professionisti che, invece, svolgono pratiche continuative per gli stessi clienti (ad esempio lo studio del commercialista), è utile tenere il time sheet secondo questi principi:
- il professionista e ogni collaboratore devono rilevare sistematicamente e con metodo i tempi per qualsiasi cosa (pratiche e lavoro non fatturabile);
- a ogni pratica è necessario dare un’attribuzione specifica (assegnare un numero o un nome);
- ogni pratica è associata a un cliente;
- per ogni pratica viene definita la tipologia delle attività (solitamente catalogate per classi);
- la tipologia di attività è l’unità di misura.

Il professionista, prima di dar avvio al time sheet dello studio, deve compilare un elenco (lungo al massimo un paio di pagine) dei tipi di attività e di pratiche, affinché sia chiaro a tutto il personale che per ogni cliente si deve aprire una pratica, e per ogni pratica si deve scegliere la tipologia di attività da svolgere.

Volendo raffinare il sistema di time sheet, “il lavoro non fatturabile”, anziché costituire un’unica area di imputazione di dati, può essere ripartito per classi: attività di marketing dello studio, aggiornamento professionale, organizzazione e gestione dello studio, riunioni di lavoro con collaboratori e associati, gestione della contabilità e della parcellazione con i relativi sospesi.

Nel time sheet si dettagliano maggiormente le categorie di pratiche e le tipologie di attività solo se ciò è coerente con il tipo di analisi che si vuole ottenere. Si semplifica invece il sistema quando si necessita di meno informazioni.
In tutti i casi, l’analisi dei dati dipende dalla bontà delle rilevazioni e dalla metodicità e sistematicità con cui vengono imputate a sistema.

Quale è l’importanza di una pianificazione per obiettivi?
Per avere il controllo sulla redditività, e quindi conoscere meglio l’andamento del proprio studio, i professionisti devono adottare strumenti operativi in grado di fornire loro nuove e maggiori informazioni. Per avere una visione ampia del proprio lavoro nel tempo, i professionisti dovrebbero anche interessarsi alla strategia dello studio: individuare obiettivi chiari da raggiungere.

È importante gestire lo studio professionale secondo uno schema strutturato e ordinato, adottando, nella pratica quotidiana, questa sequenza di pianificazione e programmazione dell’attività:
- misurare, bene e con strumenti appropriati, i dati e i numeri dello studio;
- analizzare le informazioni – gli output degli strumenti adottati – per prendere consapevolezza dei punti di forza e di debolezza del proprio studio;
- individuare nuovi obiettivi sulla base delle informazioni analizzate e decidere le azioni (pratiche) per conseguirli;
- comunicare al team ciò che è stato deciso, per fare ciò che si è deciso;
- controllare ciò che si sta facendo e ciò che si è fatto, mettendo in atto eventuali azioni per il miglioramento continuo dei processi di lavoro, che devono essere indirizzati a raggiungere gli obiettivi pianificati.

Il miglioramento continuo dello studio non è inteso in senso romantico, ma è un metodo di gestione: il dato va misurato, poi controllato e, in base alle corrette informazioni analizzate, vanno impostati obiettivi e azioni concrete fra loro allineati.
La pianificazione dell’attività appartiene a un professionista che non lavora più “a testa bassa”, ma dispone delle informazioni giuste al momento giusto per decidere sulla propria attività, non in modo intuitivo. Il professionista non può più gestire lo studio “a vista, seppure con esperienza”, perché quando le situazioni cambiano deve essere capace di capire chi è e dove sta andando, senza paura di far emergere le criticità della propria attività professionale: sono presenti in ogni organizzazione, vanno perciò verificate e affrontate.

Perché è necessario fare rete?
Il professionista sa che la propria capacità reddituale è proporzionale alla capacità di risolvere i problemi del cliente e che questa abilità è strettamente connessa alle sue conoscenze, alle sue esperienze specifiche e alla volontà di fare network con altri colleghi. La conoscenza tende a calare progressivamente se non si studia: ogni giorno, quindi, bisogna fare di più (studiare di più) con meno (risorse). E per rendere ciò più agevole, è innegabile che i professionisti debbano fare sistema: coordinarsi per iniziative comuni, confrontarsi per collaborare.

Pordenone, 3 novembre 2016                                                                                                Alessia Salmaso

Relazione di Alessia Salmaso al workshop Apco "Strumenti per la gestione dell'attività professionale", tenutosi a Udine il 3 ottobre 2016.
www.studiosalmaso.com